هنا في مصمم أزياء، نتلقى الكثير من رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها كل أسبوع - بدءًا من القصص المخططة إلى طلبات التدريب - وكثير منهم مجرد... ليس عظيما. (آسف! هذا هو وقت الحب الصعب.)
في هذا الوقت من العام على وجه الخصوص ، يحب أصدقاؤنا في الصناعة مناقشة أهمية خطاب تغطية جيد ، واعتقدنا أنه ربما حان الوقت لمساعدتك يا رفاق. لقد تواصلنا مع ثلاثة أشخاص في مجالات مختلفة - تشارلز مانينغ ، محرر أسلوب في عالمي.com; أليزا ليشتنائب الرئيس الأول للاتصالات العالمية في دونا كاران الدولية ومؤلف الكتاب القادم ، اترك أثرك; و نانيت ليبور، مصمم أزياء - لمعرفة ما يلزم لحملهم على فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
أعطونا بعض النصائح والحيل الرائعة حقًا، لكن تحذير عادل - لن يكون الأمر سهلاً. "إنه عمل كثير ، ولكن الحقيقة هي أنه إذا لم تتمكن من القيام بهذا العمل في الواجهة الأمامية عندما تبحث عن هذه الوظيفة و في البداية ، ستواجه صعوبة في وقت لاحق بمجرد حصولك على الوظيفة بالفعل وبدء العمل "، حسب قول مانينغ. آمين!
لذا قبل أن تضغط على "إرسال" ، اقرأ هذه أولاً - فكر في الأمر كقائمة مراجعة لرسالة الغلاف الخاصة بك.
1. اعرف لمن تكتب.
أول حيوان أليف غاضب من كل من شملهم الاستطلاع: "لمن يهمه الأمر". احذفها من مفرداتك فورا.
يجب أن تكون على دراية بالشركة التي تتقدم إليها ، وأن تخصص كل بريد إلكتروني لهذا المكان المحدد. يقول ليبور: "يعجبني إذا أجروا القليل من البحث عن الشركة وهم يعرفون شيئًا ما ، أو يقولون إنهم معجبون بالشركة ويحبون العمل هنا". "يبدو الأمر وكأنه شخصي بدرجة أكبر وأن الشخص الذي يتقدم بالطلب لديه اتصال حقيقي وسيكون لديه شغف أكبر بالوظيفة."
تعرف على الواجبات الرسمية لكل شخص معين ترسله عبر البريد الإلكتروني أيضًا. تعد القدرة على ذكر المشاريع المحددة التي قام بها الشخص طريقة رائعة للتميز. هذا مهم بشكل خاص عند إرسال بريد إلكتروني إلى الشركات التي لديها فروع متعددة. "لقد تلقيت رسائل بريد إلكتروني عمياء من أشخاص يخبرونني بمدى رغبتهم في العمل عالمي مجلة ، "يقول مانينغ. "هذا دائمًا جزء من العلم الأحمر بالنسبة لي لأنه يعني أنهم لا ينتبهون تمامًا. لقد حصلت على المنظمة بشكل صحيح ، لكنني أعمل عبر الإنترنت ، ويجب أن تطبع. "
و ابدا أبدا، تحت أي ظرف من الظروف ، أرسل بريدًا إلكترونيًا جماعيًا. (لماذا ستفعل هذا على أي حال ؟!) "أرغب دائمًا سرًا في الرد على الجميع وأقول ،" مرحبًا ، نحن لسنا قلقين للغاية ولا نعمل جميعًا معًا في الواقع "، يمزح ليخت.
2. صياغة سطر موضوع مقنع.
يعد اللعب بسطر الموضوع طريقة رائعة لجعل بريدك الإلكتروني يقفز في البريد الوارد. يقول ليخت: "هل يمكنني عمل بريد إلكتروني مخصص؟" "خياطه ، حبيبي".
هذا يعني عدم وجود سطور لموضوع "العرض التقديمي" أو "التدريب الداخلي" - ولكن هذا لا يعني أيضًا الأحرف الاستهلالية الكاملة! فكر في المكان الذي تتقدم فيه ، والشخص الذي ترسله عبر البريد الإلكتروني ، وما تأمل في الحصول عليه من البريد الإلكتروني واستخدم هذه العناصر لإنشاء سطر موضوع مختلف لكل بريد إلكتروني ترسله.
وإذا لم يكن هناك شيء آخر ، فاذهب إلى المكسور. يقول مانينغ: "تلقيت بريدًا إلكترونيًا ذات مرة ، كان سطر الموضوع شيئًا مثل ،" لدي متدرب مثالي لك "، ولم أستطع إلا النقر فوقه". "كنت أواجه بالفعل مشاكل مع متدرب كان لدي في ذلك الوقت ، وكنت متحمسًا نوعًا ما." (عدل تحذير: قد يكون هذا النهج لطيفًا للغاية بالنسبة للبعض ، ولهذا السبب تريد أن تعرف عن الشخص الذي أنت عليه البريد الإلكتروني.)
3. حافظ على الطول لأسفل - طريق تحت.
الجميع - وأعني كل واحد -- يوافق: لقد حصلت واحد فقرة. تشرح مانينغ: "نادرًا ما أقرأ أي شيء أطول من ذلك بكثير ، خاصة إذا كان من شخص لا أعرفه". "سيبدو الأمر وكأنه شيء يمكنني التعامل معه على الفور."
هذا يعني استخدام مساحتك بعناية. تجنب تكرار المعلومات التي يمكن العثور عليها في سيرتك الذاتية - فهذا هو الغرض منها! "كل سطر في خطاب الغلاف هذا يحتاج إلى سبب لوجوده. فيما يتعلق بالطول ، اسأل نفسك ، "هل تريد قراءته؟" ، يقول ليخت. "لدى الناس حوالي خمس ثوان من فترة الانتباه. يمكنك إلقاء اللوم على الجدول الزمني لتويتر الخاص بك على ذلك ".
أيضًا ، تخطي خطاب الغلاف المرفق ؛ لن يقرأها أحد على أي حال. استخدم بريدك الإلكتروني الافتتاحي كرسالة تغطية (وفقط للتكرار ، فقرة واحدة طويلة ، من فضلك).
4. فكر في وسائل التواصل الاجتماعي على أنها الافتتاح.
نعم ، التفاعل على منصات مثل Twitter و Instagram مفيد في إنشاء اتصال، لكن لا تستخدم أبدًا 140 حرفًا لطلب وظيفة. يقول ليخت: "يفضل استخدام وسائل التواصل الاجتماعي كمقبلات ، وليس كمدخل". "في الواقع ، جعل هذا الاتصال الاجتماعي المنتظم قبل وقت طويل من الوصول رسميًا يعمل العجائب."
يوافق مانينغ على ذلك بقوله: "إذا كان من الممكن بناء علاقة مع هذا الشخص ، إذا كان بإمكانك الاستمرار في هذه العلاقة دون ممارسة الكثير من الضغط عليها ، فمن يدري ما يمكن أن يحدث". ابدأ بتفضيل التغريدات أو الرد عليها للحصول على الكرة المتدحرجة ؛ يشير مانينغ إلى أنه يمكنك ضبط التنبيهات على هاتفك عندما يغرد الأشخاص أو على Instagram حتى تتمكن من القيام بذلك في الوقت الفعلي ، إذا كنت حريصًا جدًا.
أن تكون على LinkedIn هو خطتك الاحتياطية ، وليس وضع الاتصال الأول. يقول ليبور: "أعتقد أنه منفذ رائع - لقد غيرت الطريقة التي يدير بها الأشخاص عمليات البحث عن الموظفين بالتأكيد". "هناك الكثير من الأشخاص يتم تجنيدهم وإحالتهم [على LinkedIn]."
5. لا بأس في إظهار القليل من الشخصية.
أنت تريد التميز ، لذلك لا بأس في أن تتخذ نبرة غير رسمية. من جانبه ، يقول مانينغ إنه يريد العمل مع شخص يجعله يبتسم. وقد يكون إظهار شخصيتك في رسالة تسعى للحصول على خبرة في التصميم هو نقطة التحول.
يقول ليبور: "الطريقة التي يرتب بها شخص ما شيئًا ما على الصفحة ، يمكنك معرفة ما إذا كان لديه اهتمام بالتصميم والإبداع". "لا أقصد أنني أريد رسومات تخطيطية في جميع أنحاء خطاب الغلاف ، أريد أن أرى ترتيبًا رائعًا للنوع - أنا مثل مجموعة جيدة من الخطوط التي تبدو وكأنها تحتوي على شيء فريد حولها دون تجاوز أعلى."
كن حذرًا ، على الرغم من ذلك - لا تنحرف إلى أن تكون شخصيًا للغاية أيضًا. "هل سمعت يومًا أحدهم يقول ، 'لن نجريه ، لقد كان محترفًا للغاية؟' 'يطرح ليخت.
قال كفى.
6. احصل على مصحح لغوي.
يقول ليبور: "لا يمكنني تحمل الكلمات التي بها أخطاء إملائية في أحرف الغلاف ، وترى ذلك كثيرًا". "لن أفكر حتى في إحضار شخص ما إذا أخطأ في كتابة الكلمات في أحرف الغلاف الخاصة به." هذا هو خصوصا حاسمة إذا كنت تبحث عن وظيفة الكتابة.
يعد أيضًا وجود شخص ما يقرأ بريدك الإلكتروني بصوت عالٍ طريقة رائعة للتأكد من أن النغمة صحيحة. تشرح مانينغ قائلة: "إنه لأمر مدهش أن سماع كلماتك المكتوبة التي قرأها شخص آخر بصوت عالٍ يمكن أن يجعلك تعيد التفكير حقًا". "لأنك قمت بالفعل بضبط الإيقاع والنغمة في رأسك وأنت تعرف مكان التوقف المؤقت ، حيث سيقرأ شخص آخر بريدك الإلكتروني بشكل أعمى ويكون له رأي مختلف تمامًا."
7. التوقيت هو كل شيء.
يقول مانينغ: "عندما لا يكون لديك اتصال بشخص ما ، فإن الكثير من ذلك يتعلق بالتوقيت" ، ويضيف أنه من المرجح أن يلاحظ الأشياء في صندوق الوارد الخاص به أول شيء في الصباح. قم بجدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لإرسالها في ساعات الصباح الباكر أو إرسالها يدويًا قبل الساعة 8 صباحًا.
8. المتابعة.
أولاً ، حاول تجنب هذا المصطلح تمامًا. يوضح مانينغ: "إنه شعور غريب بعض الشيء ، عدواني سلبي بعض الشيء عندما يستخدم الناس هذه العبارة ،" متابعة ". "أعتقد أنه أسوأ من إعادة إرسال البريد الإلكتروني."
بدلاً من ذلك ، حاول اللعب مع سطور موضوع مختلفة أو إرسال البريد الإلكتروني في وقت مختلف من اليوم عن الأصل ، ولاحظ (بلطف!) أنك قد أرسلت بريدًا إلكترونيًا من قبل في الأسفل. يمكن أن يكون المثابرة شيئًا جيدًا ؛ تقول ليبور إنها حصلت على واحدة من وظائفها المفضلة بكونها لا هوادة فيها. تشرح قائلة: "هناك شيء ما يتعلق بإظهار الحماس للرغبة في وظيفة يمكن أن تؤثر على صاحب العمل المحتمل دون الإفراط في العمل". "تريد منهم أن يعرفوا مدى اهتمامك."
وأما كيف أنت تتابع ، يوافق الجميع مرة أخرى: "البريد الإلكتروني فقط" ، يصر ليخت. "هل قلت فقط؟ لا هاتف ولا نصوص ولا تغريدات ولا إشارات دخان. بريد الالكتروني. بعد أسبوع من الإرسال. إذا سمعت صراصير الليل بعد ذلك ، امض قدمًا ".