المسمى الوظيفي: أمام البيت / مساعد علاقات كبار الشخصيات
قسم: علاقات عامة
غير معفى وقت كامل
الاتصالات Bollare يبحث عن فرد منظم للغاية ومتحرك لشغل وظيفة أمام المنزل بدوام كامل في مكتبنا في نيويورك. وسيشمل هذا الدور أيضًا مساعدة قسم كبار الشخصيات في المهام الإدارية المختلفة. تفخر Bollare بالعمل مع بعض أكثر صيحات الصناعة إثارة وإبداعًا ، العلامات التجارية للجمال ونمط الحياة ونقترب من تمثيل مساحات مكتبنا في نفس الارتفاع طريقة.
الوظائف الأساسية
FOH
- فحص جميع المكالمات الهاتفية الواردة ، وتوجيه / استقبال الرسائل حسب الحاجة
- تخدم كنقطة اتصال أولى لجميع ضيوف Bollare ، مع التحية والإرشاد المناسبين
- إدارة جميع الطرود الواردة والصادرة
- تنظيم وصيانة جميع غرف اجتماعات المكاتب والمناطق المشتركة ، قبل الاجتماعات والأحداث وبعدها
- التنسيق مع مديري الساحل الشرقي وفريق مدينة نيويورك بشأن احتياجات المكتب ، بما في ذلك أوامر التوريد وطلبات الصيانة وحجوزات الأحداث وحجوزات قاعات المؤتمرات
- مساعدة مديري الساحل الشرقي في إمساك الدفاتر والمهام اليومية
- التنسيق مع فريق مدينة نيويورك لضمان تنظيم صالة العرض وتسويقها بشكل صحيح للاجتماعات
- تنظيم وصيانة جميع المناطق المشتركة في المكتب - ضمان أن تكون جميع المساحات مرتبة ، وتسليم العناصر / الطرود البريدية / المرسلة إلى أصحابها في الوقت المناسب
كبار الشخصيات
- ملكية وصيانة مخزون العينات للعملاء ، بما في ذلك توثيق المنتج المستلم والصادر والمرتجع
- المساعدة في طلبات العينات وعمليات سحب المصمم ورسائل البريد لكبار الشخصيات ، وتحديد المنتج الذي سيكون فعالاً. تتبع التاريخ حيث يتم إرسال / استلام العناصر إلى العديد من المصممين والمشاهير ، بما في ذلك الإرجاع في الوقت المناسب (إذا تم إعارته)
- المساعدة في الحفاظ على تقويم دقيق لأحداث الصناعة الرئيسية لفرص كبار الشخصيات وعمليات إطلاق العملاء
- الحفاظ على البضائع وتنظيمها في مواقع التخزين المناسبة لضمان مستوى عالٍ من سلامة المنتج وعرضه.
- المساهمة في تقارير العملاء على أساس مستمر
تقدر Bollare الاحتراف في موظفيها. يتم تحديد السمات والسلوكيات التالية كأمثلة لما هو متوقع من الموظف:
- أظهر احترامًا إيجابيًا للآخرين في الاتصالات الكتابية واللفظية وغير اللفظية
- العمل بفعالية مع الزملاء من خلال الالتزام بالمواعيد وحل المشكلات بشكل تعاوني والتواصل المفتوح والصادق
- التصرف بنزاهة ولطف ومسؤولية حتى في مواجهة الضغوط أو ظروف العمل الصعبة
- حافظ على الكفاءة حسب الحاجة والموافقة عليها من خلال الاجتماع مع الآخرين في مجال المسؤولية ، وقراءة المواد المتعلقة بالوظيفة ، والتدريب المعتمد مسبقًا
- ارتداء ملابس مناسبة لمكان العمل مع تفاعل متكرر مع العميل
- تلبية معايير السرية والأمان. الحفاظ على مناطق العمل بطريقة نظيفة ومنظمة
مؤهلات
إلزامية: شهادة الثانوية العامة وما يعادلها من التعليم المتقدم أو سنة أو أكثر من المتدرب في العلاقات العامة الخبرة ، التي يُظهر مزيجها من الخبرة والتدريب المعرفة في المجالات المتخصصة لأداء الواجبات فوق. القدرة على العمل بشكل مستقل للوفاء بالمواعيد النهائية ، وإظهار المهارات التنظيمية مع الاهتمام بالتفاصيل ، وإنتاج العمل بدقة.
المفضل: درجة الزمالة. قدرات متعددة اللغات.
متطلبات جسدية
الحد الأدنى من المجهود البدني. أثناء أداء واجبات هذا المنصب ، غالبًا ما يُطلب من الموظف الجلوس والتواصل والوصول إلى الأشياء والتعامل معها. الموقف يتطلب التنقل. تشمل الواجبات نقل المواد حتى 10 أرطال بشكل منتظم وما يصل إلى 25 رطلاً على أساس عرضي. تتطلب المهارة اليدوية والتنسيق أكثر من 70٪ من فترة العمل أثناء تشغيل المعدات مثل لوحة مفاتيح الكمبيوتر والماوس والآلة الحاسبة والآلات المماثلة.
ظروف العمل
ظروف العمل المعتادة في المكتب. يعتبر مستوى الضوضاء في بيئة العمل نموذجيًا لمعظم بيئات المكاتب. ساعات الصباح الباكر والمساء من حين لآخر ضرورية لاستيعاب المشاركة في ساعات العمل الممتدة أو لدعم الأحداث الخارجية.
المسؤولية الإشرافية
لا أحد
تم تلقي الإشراف
يعمل تحت إشراف مباشر من مديري الساحل الشرقي.
يغطي الوصف أعلاه أهم الواجبات التي تم أداؤها ولكنه لا يشمل الأعمال العرضية الأخرى ذات الصلة.
للتقديم: يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى [email protected]، سطر الموضوع مساعد العلاقات الخارجية / كبار الشخصيات.