DMA المتحدة تسعى للحصول على مساعد تنفيذي بدوام كامل لمكتبنا في TriBeCa / مدينة نيويورك. سيكون المساعد التنفيذي مسؤولاً عن جميع جوانب الحفاظ على بيئة المكتب والحفاظ على سير العمل السلس للوكالة. وهذا يشمل: العمليات التجارية الشاملة للوكالة: الحفاظ على نظافة المباني ، الشراء الإمدادات والشحن: البريد ، والمراسل ، والمبيت ، والمشاريع الخاصة: هدايا الأعياد للعملاء ، وعشاء المكتب / أعياد ميلاد الموظفين والأحداث.
المرشح المثالي هو شخص ذكي للغاية يتمتع بمبدأ "إنجاز المهام" وشغف بتحقيق النتائج. محترف حقيقي بمظهر لامع ، حب صادق واهتمام بالموضة والخبرة والرغبة في العمل مع المبدعين. إذا كنت منظمًا ومهتمًا بالتفاصيل ، فيرجى تقديم طلب.
المسؤوليات في الفئات التالية:
مكتب البيئة
- افتح المكتب يوميًا وتأكد من أن كل شيء جاهز ليوم العمل.
- صيانة المطبخ وساحات المؤتمرات والحمامات وجميع المستلزمات المخزنة (قسم الفنون ، المكتب ، التنظيف ، المطبخ).
- استعد للاجتماعات الداخلية (إعداد جهاز العرض) ، وتأكد من نظافة طاولات الاجتماعات وإتاحتها للاستخدام.
- رحب بجميع العملاء / الضيوف وقدم تجربة جذابة للعمل مع الوكالة.
- إدارة جميع الخدمات المكتبية والموردين الخارجيين: الزهور ، والسباكة ، والطلاء ، وتنظيف الأشخاص ، والنوافذ ، وما إلى ذلك.
جدول:
- إدارة الجدول الزمني العام للمكتب ، وتحديدًا للمدير التنفيذي.
إمساك الدفاتر
- إدارة أوامر الشراء.
- حفظ جميع المستندات القانونية والتجارية - عمل سجل رقمي لكل منها.
- إدارة المصروفات النثرية والعمليات المصرفية.
- إدارة السعاة ، FedEx ، فرز وتوزيع البريد الوارد.
هو - هي
- كن على دراية بإجراءات العمل لجميع التقنيات ذات الصلة بالمكتب: الوصول إلى الإنترنت ، والهاتف ، و Wi-Fi ، وقاعدة البيانات.
- التعامل مع شخص في مجال تكنولوجيا المعلومات لديه مشكلات وتحديثات وما إلى ذلك.
- إدارة الحسابات الخلوية التجارية لكبار الشركاء / الموظفين
هاتف
المسؤولية الأساسية لإدارة / التعامل مع جميع المكالمات الهاتفية الواردة ، وتلقي الرسائل ، والتحقق من رسائل البريد الصوتي ، والمتابعة حسب الحاجة.
• المساعدة في التواصل عبر الهاتف ، حسب طلب الإدارة العليا.
الخبرة والمؤهلات:
- درجة البكالريوس
- يفضل ما لا يقل عن 1-2 سنوات من الدعم الإداري / الأزياء أو الخبرة التسويقية ذات الصلة
- مهارات قوية في التعامل مع الآخرين والتواصل شفهياً وكتابياً.
- سيكون لدى المرشح المثالي خبرة / فهم لما يلي: العلامات التجارية لأسلوب الحياة الفاخرة.
- ثاقبة ومبتكرة وتتكيف جيدًا مع بيئة ديناميكية وسريعة الخطى.
- مهارات مكتبية قوية في Microsoft (Excel ، Word ، PowerPoint) ، Mac OS ، InDesign.
عملية التطبيق:
يرجى إرسال ما يلي بالبريد الإلكتروني إلى[email protected] مع "مساعد تنفيذي" في الموضوع.
- سيرة ذاتية.
- خطاب تغطية يتضمن خبرتك ذات الصلة ومتطلبات التعويض.