عنوان: موظف الإستقبال
المشرف (المشرفون): منسق اداري
مكتب KO:نيويورك
ساعات: 9:30 صباحًا - 6:30 مساءً
كارلا أوتو هي وكالة دولية للعلاقات العامة واستراتيجيات العلامات التجارية لقادة صناعة الرفاهية والأزياء والجمال ونمط الحياة والفن والتصميم.
تمتلك الشركة مكاتب في ثماني مدن حول العالم: ميلان وباريس ولندن ونيويورك ولوس أنجلوس وبكين وهونغ كونغ وشنغهاي.
المسؤوليات والمهام والمهارات
موظف الاستقبال مسؤول عن منطقة واجهة المنزل والواجبات الإدارية ، بما في ذلك الترحيب بالضيوف وتقديم المشروبات لهم ، الرد على الهواتف ، والتعامل مع استفسارات الشركة ، وفرز البريد وتوزيعه ، ودعم الموظفين التنفيذيين بالجدول الزمني والنقل والاجتماعات المتطلبات. يجب أن يكون لدى المرشح موقف متحمس يمكن القيام به.
- تقديم خدمة عملاء ممتازة في جميع الأوقات
- التعامل مع جميع الاستفسارات بطريقة مهنية ولطيفة ، شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني
- قادرة على توجيه المكالمات وتلقي الرسائل للموظفين
- مسؤول عن مظهر منطقة الاستقبال والتأكد من أن منطقة Front of House وغرف الاجتماعات تظل جيدة المظهر في جميع الأوقات
- راقب المرافق بشكل عام وقم بإبلاغ الإدارة عن أي مشكلات تتعلق بالصيانة ومتابعة العملية
- التعامل مع جدول غرفة الاجتماعات ؛ حجز غرفة اجتماعات على النحو المطلوب
- صيانة وتحديث ملحقات الهاتف وأرقام الهواتف وجداول المواعيد اليومية
- قم بتحديث المستندات على مستوى الشركة حسب الحاجة
- إدارة وصيانة دليل المكتب
- إدارة طلبات البقالة والأدوات المكتبية ، والحفاظ على مستويات المخزون في جميع الأوقات
- إجراء ترتيبات النقل والحجز للموظفين التنفيذيين
- تنسيق توزيع البريد داخل وخارج المكتب.
- المساعدة في المشاريع التنفيذية والتشغيلية على النحو المطلوب.
الصفات الرئيسية
- يجب أن يتمتع المرشح بمهارات اتصال قوية (مكتوبة وشفوية باللغة الإنجليزية) ومهارات تنظيمية
- مهارات هاتفية قوية (التعامل مع مكالمات متعددة في وقت واحد) والقدرة على العمل تحت الضغط
- ينجز المهام بدقة ، وشاملة ، وباهتمام شديد بالتفاصيل
- متحمس للغاية
- أخلاقيات عمل قوية
- يجب أن يكون فعالاً في Microsoft Outlook
- يجب أن تكون مؤهلاً للعمل في الولايات المتحدة
للتقديم: يرجى إرسال سيرتك الذاتية إلى [email protected]، سطر الموضوع موظف الإستقبال.