مؤسسة العطر هي منظمة صناعية مكرسة لخدمة الشركات الأعضاء فيها كمورد للخبرة الصناعية والابتكار والتعليم. مكرسة بشغف لزيادة الوعي وتقدير العطر بجميع أشكاله. نحن نبحث عن منسق للانضمام إلى فريقنا المتماسك.
المهام الأساسية:
مكتب
- الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات
- الحفاظ على مخزون الإمدادات المكتبية من خلال تحديد مستويات المخزون ؛ توقع الإمدادات اللازمة ؛ تقديم طلبات التوريدات والتحقق من استلام التوريدات
- ضمان تشغيل المعدات المكتبية واستكشاف الأعطال وإصلاحها ؛ دعوة للإصلاحات
- المساعدة في تحديث وصيانة مواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي
- التعامل مع استفسارات العملاء
- البحث والتحقق من الحقائق للأخبار المتعلقة بالعضوية والصناعة
- إدارة تقويم الرئيس عن طريق تخطيط وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات والمكالمات الجماعية والسفر (حسب الحاجة)
- تتبع الإيصالات وإدارة نفقات التأسيس مع Bookkeeper
- نسخ وتنسيق وإدخال وتحرير واسترجاع ونسخ ونقل النصوص والبيانات والرسومات
- الحفاظ على أنظمة الملفات
الأحداث
تخطيط الأحداث والإنتاج
- جمع المعلومات بقوة عن كل مشروع لتحقيق جودة إنتاج الأحداث
- قم بإجراء البحوث ، وقم بزيارات ميدانية ، وابحث عن الموارد لمساعدة الموظفين على اتخاذ قرارات بشأن احتمالات الحدث
- المساعدة في إدارة الإنتاج في الموقع والتنظيف للأحداث حسب الضرورة
- قم بإعداد علامات الاسم ، والمواد ، والدفاتر ، والحزم ، وأكياس الهدايا ، وقوائم التسجيل ، وبطاقات الجلوس ، وما إلى ذلك.
- أغلق جميع الأحداث كما هو مطلوب
إدارة الحدث:
- المساعدة في إعداد الميزانيات وتقديم تقارير مرحلية دورية إلى مديري الموظفين لكل مشروع حدث
- تتبع الشؤون المالية للحدث بما في ذلك طلبات الشيكات والفواتير وإعداد التقارير
- تنسيق المواعيد والزيارات لمعرفة مساحتنا وجدولة الأحداث في التقويم
- تحضير وتعديل عقود الحدث كما هو مطلوب
- إنشاء وإدارة عمليات التسجيل والإيصالات
- تعاون مع أعضاء الفريق بشأن العلامات التجارية والخدمات اللوجستية والتفاصيل الأخرى
- ترتيب قائمة المدعوين وتتبع الردود على الدعوات
- تسجيل الوصول تحية وتوجيه الضيوف في الموقع
مؤهلات:
- مهارات اتصال ممتازة ، بما في ذلك الكتابة وإثبات مهارات القراءة والتحدث
- القدرة على إدارة مشاريع متعددة ومهام عمل من مجموعة متنوعة من الموظفين
- مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين سواء شخصيًا أو عبر الهاتف ، مع احترافية عالية
- القدرة على إنجاز المشاريع مع القليل من الإشراف
- أخلاقيات خدمة عملاء رائعة وتوقعات عالية للجودة
- يفضل درجة البكالوريوس. يمكن لخبرة العمل الكبيرة أن تحل محل الدرجة
- خبرة لا تقل عن سنة في الإدارة الإدارية للمكاتب
- خبرة لا تقل عن سنة في تنسيق المناسبات الخاصة
- يتقن استخدام أجهزة iMac و iPad و iPhone باستخدام أحدث إصدارات Microsoft Word و Excel و PowerPoint و Access ودمج البريد ؛ عمليات البحث عبر البريد الإلكتروني والويب
للتقديم: إرسال السيرة الذاتية ورسالة الغلاف إلى [email protected]
الموعد النهائي: الجمعة 20 نوفمبر 2015