DMA United søger en fuldtids Executive Assistant til vores kontor i TriBeCa/New York City. Executive Assistant vil være ansvarlig for alle aspekter af vedligeholdelse af kontormiljøet og opretholdelse af en smidig arbejdsgang for bureauet. Dette omfatter: overordnet forretningsdrift for bureauet: vedligeholdelse af lokalernes renlighed, indkøb forsyninger, forsendelse: post, messenger, overnatning, særlige projekter: julegaver til kunder, kontormiddag/personalets fødselsdage og begivenheder.
Den ideelle kandidat er en yderst intelligent selvstarter med en "få det gjort"-attitude og en passion for resultater. En ægte professionel med et poleret udseende, en oprigtig kærlighed og interesse for mode og erfaring og lyst til at arbejde med kreative mennesker. Hvis du er organiseret og detaljeorienteret, så ansøg.
Ansvarsområder er i følgende kategorier:
KONTORMILJØ
- Åbn kontoret dagligt og sørg for, at alt er klar til arbejdsdagen.
- Vedligehold køkken, konferenceområder, badeværelser og alle forsyninger på lager (kunstafdeling, kontor, rengøring, køkken).
- Forbered dig på interne møder (opsæt projektor), sørg for at mødebordene er rene og tilgængelige til brug.
- Hils alle kunder/gæster og giv en indbydende erfaring med at arbejde med bureauet.
- Administrer alle kontortjenester og eksterne leverandører: blomster, VVS, maling, rengøring af mennesker, vinduer osv.
TIDSPLAN:
- Administrer overordnet kontortidsplan, specifikt for den administrerende direktør.
BOGFØRING
- Administrer indkøbsordrer.
- Arkivering af alle juridiske og forretningsdokumenter - lav digital registrering af hver.
- Administrer Petty Cash og bankdrift.
- Administrer messengers, FedEx, sorter og distribuer indgående post.
DET
- Vær fortrolig med arbejdsproceduren for al kontorrelevant teknologi: internetadgang, telefon, Wi-Fi, database.
- Interface med IT-person med problemer, opdateringer mv.
- Administrer cellulære forretningskonti for seniorpartnere/medarbejdere
TELEFON
Primært ansvar for at administrere/håndtere alle indgående telefonopkald, tage beskeder, tjekke voicemails, følge op efter behov.
- Assistere med telefonopsøgende efterspørgsel fra topledelsen.
Erfaring og kvalifikationer:
- Bachelorgrad
- Minimum 1-2 års relateret administrativ support/mode- eller marketingerfaring foretrækkes
- Stærke interpersonelle og kommunikative evner både mundtligt og skriftligt.
- Ideel kandidat ville have erfaring/forståelse af: luksus livsstilsmærker.
- Indsigtsfuld, innovativ og tilpasser sig godt til et dynamisk og tempofyldt miljø.
- Stærke Microsoft office-færdigheder (Excel, Word, PowerPoint), Mac OS, InDesign.
Ansøgningsproces:
Venligst e-mail følgende til [email protected] med "Executive Assistant" i faget.
- Genoptag.
- Følgebrev med din relevante erfaring og kompensationskrav.