Titel: Kontorassistent, LA
Positionsrapporter til: Manager, LA & Account Executive, LA
Grundlæggende funktion: At hjælpe LA-teamet med kontorvedligeholdelse samt det bi-kystnære VIP-team med at koordinere og facilitere berømthedsanmodninger og initiativer for udvalgte kunder.
Væsentlige opgaver:
VIP -koordinering
- Letter berømthedsanmodninger og returneringer
o Hils stylist og hjælp dem med at trække
- Alle anmodninger skal forhåndsgodkendes, så du ved, hvilke mærker du kan tilbyde
o Prøveforespørgsler til opskrivning og retur af check-in
o Bevar track record og informer chefer om eventuelle forfaldne lån - Administrer alle beholdnings- og forsendelsesbehov
- Administrer alle afkast og låneformularen bog hver nat
- Håndter LA -logistik til showroom
o Opdater og vedligehold lister til kendisreference
o Opdater sladderliste for alle KG -kendisser
o Opdater stylist- og berømthedslister
o Opdater GPS- og mediesprængningslister - Støt VIP -teamet og overvåg praktikanter i at koordinere ugentlige berømthedsgaver
- Vedligehold og del kalenderen for alle presseforestillinger, kommende film, festivaler og begivenheder på den røde løber i ugentlige personalemøder
- Styrk forholdet til stylister og andre berømthedspåvirkere
Koordination af generalkontoret
- Besvar telefon
- Få mail, organiser eventuelle regninger, der skal sendes til Finans
- Administrer praktikanter i LA
- Tag og tag alle Fashion GPS-klistermærker igen
- Koordiner alle forsendelser og budbringere
- Overvåg daglig udseendet af showroom, herunder udskiftning af bøjler, organisering af stativer, genopbygning af denimvæg, rette sko og koblinger osv. med bistand fra praktikanter og LA -team
- Sørg for, at møder og aftaler på LA Office bliver hilst ordentligt og rydder op bagefter
- Ryd op i køkken/skabe og sørg for, at køleskabet er fyldt med drikkevarer og snacks til gæsterne (mango, mandler, mørk chokolade)
- Bestil kontorartikler og tjek dagligt/ugentligt for at sikre, at vi har bøjler, papir, toner, toiletpapir osv.
- Assistere med forskellige daglige opgaver, herunder rejser, udgiftsrapportering, kalender, reservationer og andre diverse personlige opgaver
- Opdater stylist og forretningskontakter i databasen
- Opdater master medieliste
- Koordiner en fødselsdagsgodkendelse for hver medarbejder (efterhånden som vi vokser, bliver den månedlig) og cirkuler et kort, som alle kan underskrive
- Koordiner prissæsonens godbidder eller virksomhedsudflugter
- Bestil kaffe og mad efter behov
Kvalifikationer
- Mindst 1 års erfaring eller praktikpladser i public relations i modebranchen, specifikt inden for VIP -dressing
- Bacheloruddannelse foretrækkes
- Fremragende skrive- og kommunikationsevner
- Evne til at styre flere kunder og deres behov
- Kendskab til MS Word, Excel og Outlook
- Kendskab til Fashion GPS, Celebrity Intelligence og IDS foretrækkes
CV'er og følgebrev i PDF sendes til [email protected].