BPCM søger en erfaren og hårdtarbejdende Executive Assistant, der er smart, organiseret, optimistisk og effektiv, der foretrækker at arbejde i et hurtigt, sjovt og kreativt miljø. Executive Assistant vil støtte BPCMs medstiftere ved at yde administrativ støtte på højt niveau og blive deres "højre hånd". Denne person vil arbejde med forslag og forretningskontrakter og vil være fortrolig oplysninger, er den største fortrolighed tvingende nødvendig, sammen med enestående dømmekraft, taktfærdighed og diplomati. For at få succes i denne rolle skal man være en proaktiv selvstarter, der kan tage føringen og fungere som point-person til partnerne. Executive Assistant er en fremadstormende visionær, der er i stand til at tænke på BPCM-forretningen, som den vedrører partnerne og teamet under dem.
Ud over det daglige administrative arbejde får Executive Assistant yderligere til opgave at arbejde med det ledende team og proaktivt samarbejde med teamet for at hjælpe med at gennemføre den daglige drift forretning.
Ansvaret vil være (men er ikke begrænset til):
- Administrer ledende kalendere proaktivt ved at planlægge både interne og eksterne aftaler
- Sørg for, at prioriteterne håndteres, og at daglige og langsigtede anmodninger behandles rettidigt, og at man bruger sin tid effektivt
- Udfør fortrolige opgaver, der er følsomme i naturen med kontakter på højt niveau i og uden for virksomheden
- Kommuniker med klienter via telefon, e -mail og skriftlig korrespondance.
- Koordinere og planlægge rejse- og rejseplaner for både partnere indenlandsk og internationalt
- Deltag i vigtige møder, tag referater og administrer tidslinjer proaktivt, følg op på leverancer efter behov
- Oprethold ajourførte og detaljerede kontaktlister og logfiler til CEO-møder
- Administrer korrespondance og/eller indbakke, herunder screening, routing og besvarelse af en stor mængde e -mail, så alle indgående e -mails hurtigt anerkendes
- Forbered nøjagtigt og arkiver udgiftsrapporter og fakturaer rettidigt
- Interagere og lette aktiviteter og møder med forskellige afdelinger og kunder
- Forbered forskning til møder og bistå med planlægning af forslag/præsentationer
- Assistere receptionen/Showroom med ledelse og organisering af modeugen og pressedage
- Arbejd med Digital team om vedligeholdelse af vores sociale medieplatforme
- Skal have stjernekommunikationsevner og fungere som en sand portvagt
Væsentlige færdigheder, erfaring og uddannelseskrav:
- Bachelorgrad
- 2 - 5 års Executive Assistant erfaring med at støtte ledere på C -niveau påkrævet
- Omfattende forståelse af mode- og luksusvareindustrien
- Skal være en meget organiseret og løsningsdrevet go-getter med evne til at se det store billede og være opmærksom på detaljer, håndter flere prioriteter på én gang, administrer tid effektivt og bevar roen i et hurtigt tempo miljø
- Skal være i stand til at forudse behovene hos det ledende team
- Positiv, intuitiv/proaktiv og samarbejdende teamplayer
- Problemløsning - evne til at identificere og løse problemer på en god måde, indsamling og analyse af information, samtidig med at man dygtigt bevarer fortroligheden
- Fremragende mundtlige og skriftlige kommunikationsevner
- Overlegen dømmekraft og diskretion
- Kendskab til Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Google Kalender
Dette er din mulighed for at arbejde i et sjovt og moderigtigt miljø med avancerede luksusklienter. Du arbejder på et loft-lignende NYC-kontorlokale, omgivet af gode holdkammerater i en tempofyldt kultur med stor præstation, der er engageret i ekspertise for vores kunder.
Vi tilbyder medicinsk/dental, vision, 401K, pendlerfordele, FSA, sommertid og en generøs PTO -politik.
Jobbeskrivelsen skal udelukkende bruges som en vejledende forventning frem for en udtømmende liste over alle opgaver og kompetencer. Alle krav og færdigheder kan ændres, efterhånden som virksomhedens behov udvikler sig.
Hvis du føler, at du ville passe godt til denne rolle og BPCM, hører vi meget gerne fra dig!
Ansøg her: https://bpcm.bamboohr.com/jobs/view.php? id = 9