Paul Wilmot Kommunikation søger en fuldtidsbetalt praktikant til at yde administrativ støtte til bureauets direktører. Den detaljerede, upåklageligt organiserede kandidat i denne rolle vil være ansvarlig for at vedligeholde direktørens kalendere, planlægge møder og koordinere rejser og tage sig af andre administrative behov, der opstår daglige.
Ansvarsområderne omfatter:
- Sikre en organiseret dag-til-dag plan og arbejdsgang for Executive Team.
- Administrer Executive's kalendere, planlægge alle møder og personlige engagementer efter anmodning og overvåge dem gennem afslutning
- Forbered briefingmateriale til hvert møde, herunder færdiggørelse af nødvendig forskning, virksomhedsbaggrund og bios fra mødedeltagere
- Håndter alle rejsearrangementer
- Administrer udgifter - indsendelse af udgiftsrapporter, sporing af refusioner osv.
- Hilsen alle gæster til aftaler, eskortere dem til passende mødeområder og tage frakker samt styre opsætning med drikkevarer/mad forud
- Udfør eventuelle yderligere administrative opgaver, der kræves af direktørerne
- Hold dig opdateret om virksomhedens begivenheder og prioriteter, og hold fingeren på pulsen på organisationens behov
- Dæk telefoner/budbringere/modtagelse, når Assistant Office Manager er til frokost/bruger toilettet/slukker, og Office Manager er ikke tilgængelig
- Koordinere agenturets brede presseforhåndsvisning, der arbejder sammen med kontoteams for at sikre vellykket fremmøde og brandeksponering
Jobkrav:
- Utrolig detaljeorienteret og organiseret
- Fungerer godt under pres
- Proaktiv. Proaktiv. Proaktiv.
- En go-getter med en no-task-er-for-stor-eller-for-lille mentalitet
- En dygtig kommunikator (via e -mail, personligt osv.)
- Optimistisk og energirig
- Evne til at jonglere med flere opgaver samtidigt og prioritere i overensstemmelse hermed
Ansøgning: Send dit CV til [email protected].